Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w Zarządzie Dróg Wojewódzkich w Zielonej Górze
Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO, informuję:
- Administratorem Danych Osobowych (dalej ADO) jest Zarząd Dróg Wojewódzkich z siedzibą w Zielonej Górze, al. Niepodległości 32, 65-042 Zielona Góra.
- Kontakt z ADO:
– listownie: al. Niepodległości 32, 65-042 Zielona Góra
– pocztą elektroniczną: zdw@zdw.zgora.pl
– poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą ePUAP /ZDWZG/skrytka
– telefonicznie 68 328-03-00
– poprzez e-Doręczenia AE:PL-66784-66955-AWFVD-19 - Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Z Inspektorem można się kontaktować w związku ze wszystkimi sprawami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych przez Zarząd Dróg Wojewódzkich w Zielonej Górze.
Dane kontaktowe: Kamila Frąckowiak, e-mail: k.frackowiak@zdw.zgora.pl. - Cele i podstawy prawne przetwarzania
Zarząd Dróg Wojewódzkich przetwarza Pani/Pana dane osobowe odpowiednio:
• art. 6 ust. 1 lit a tj. na podstawie wyrażonej zgody w zakresie prowadzenia komunikacji z wykorzystaniem poczty e-mail oraz udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane za pośrednictwem formularzy kontaktowych, jak również w zakresie podanych podczas rekrutacji na wolne stanowiska danych, których nie wymagają przepisy Kodeksu Pracy,
• art. 6 ust. 1 lit. b tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy, w szczególności:
– w celu zawarcia i realizacji umowy pomiędzy administratorem a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez administratora od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług,
– prowadzenia spraw związanych z odszkodowaniem,
• art. 6 ust. 1 lit. c tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w szczególności w celu:
– rozpatrzenia złożonego podania (wniosku, żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) oraz w celu podjęcia przez ZDW działań zmierzających do jego realizacji, w związku z ustawą o drogach publicznych i Kodeksu postępowania administracyjnego,
– rozpatrzenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej w związku z ustawą o dostępie do informacji publicznej,
– przekazania do organu właściwego podania, dla którego nie jesteśmy organem właściwym w sprawie, w związku z art. 65 Ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego,
– wydawania decyzji, postanowień, rozstrzygnięć administracyjnych,
– sprawowania kontroli i nadzoru,
– wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ZDW w związku z byciem pracodawcą,
– prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
– archiwalnych w związku z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
– rozpatrzenia skarg i petycji w związku z ustawą o petycjach,
– rozpoznawanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa w związku z ustawą o sygnalistach,
– prowadzenia postępowań egzekucyjnych w związku z wymaganiami ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
– prowadzenia monitoringu wizyjnego w budynkach i wokół budynków administratora, gdzie nagrywany obraz wykorzystywany jest wyłącznie w przypadku potrzeby analizy incydentów naruszenia prawa w związku z art.60a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa oraz przepisów Kodeksu Pracy,
– prowadzenia monitoringu wizyjnego na przeprawach promowych, gdzie nagrywany obraz jest wykorzystywany wyłącznie w przypadku potrzeby analizy incydentów naruszenia prawa w związku z art. 20 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych oraz art.60a. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa,
– realizacji usługi tłumaczenia migowego on-line w związku z ustawą o języku migowym i innych środkach komunikowania się.
• art. 6 ust. 1 lit. e tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania powierzonej władzy publicznej. - Odbiorcy danych osobowych
W związku z przetwarzaniem danych w celach wskazanych powyżej Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom (odbiorcom danych osobowych). Dane osobowe przekazywane są do tych podmiotów w granicach obowiązującego prawa oraz w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania lub spełnienia wymagania prawnego. - Okres przetwarzania danych osobowych
Co do zasady dane osobowe są przez nas przetwarzane przez okres niezbędny realizacji celu / celów przetwarzania, w szczególności do chwili realizacji sprawy, w której zostały one zebrane, a następnie przez okres archiwizacji określony w przepisach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Dane osobowe związane z realizowanymi umowami są przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do należytego wykonania umowy, przez okres przechowywania dokumentacji wynikający z przepisów prawa oraz przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia.
Nagrania obrazu z monitoringu wizyjnego administrator przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody są przetwarzane do czasu wycofania tej zgody chyba, że zaistnieje inna przesłanka legalizująca ich dalsze przetwarzanie. - Prawa osób, których dane dotyczą
Na podstawie i z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z art. 15-22 RODO ma Pan / Pani:
a) prawo dostępu do treści swoich danych osobowych,
b) prawo do żądania sprostowania swoich danych osobowych,
c) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
d) prawo do usunięcia swoich danych osobowych,
e) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
f) w przypadku, gdy przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody,
g) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, - Obowiązek lub dobrowolność podania danych osobowych
Zgodnie z wymaganiami Ustawy Kodeks Postępowania administracyjnego złożone do nas podanie (wniosek, żądanie, wyjaśnienie, odwołanie, zażalenie) powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możliwości ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, ZDW wzywa wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Co do zasady więc niepodanie przez interesanta (wnioskodawcę, stronę postępowania) danych osobowych będzie skutkowało pozostawieniem wniosku, sprawy bez rozpoznania (o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej).
W zakresie, w jakim przetwarzanie danych następuje w celu zawarcia i realizacji umowy z administratorem, podanie danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednak konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zawarcia umowy.
W przypadku danych osobowych zebranych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z tej Ustawy.
Podanie danych osobowych przetwarzanych na podstawie Pani/Pana zgody (np. danych kontaktowych) jest dobrowolne, ale ich nie podanie możne utrudnić kontakt z Panią/Panem. - Profilowanie, w tym zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych administratora, ale nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec Pani/Pana skutki prawne, w tym do profilowania. - Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.